- Le Conseil Syndical -
Les Réunions du Conseil Syndical
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RAPPORT DU CONSEIL SYNDICAL A L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ~ JEUDI 19 NOVEMBRE 2020
"L’assemblée générale se tient en des circonstances particulières, sans assemblée réunie à cet effet et uniquement par correspondance.
Ce document a pour objet d’éclairer la démarche et la position du Conseil Syndical. Si vous souhaitez des explications supplémentaires, nous mettons en place un registre de questions chez le gardien auxquelles les membres du Conseil Syndical s’efforceront de répondre.
Il n’y a rien de réellement notable dans l’exercice 2019 :
• Les travaux correspondant aux résolutions votées l’année précédente ont été réalisés
• Le budget de 660 000 € est tenu, avec une coquille de provisions (due à la gestion du cabinet SIGERC), qui présente un niveau de dépenses inférieur et nous oblige à faire voter le report en 2020 des sommes qui ont été appelées en 2019.
Le point le plus marquant a été les multiples difficultés dans lesquelles s’est trouvé le Cabinet SIGERC :
• avec des conséquences sociales (non-paiement du gardien, non actualisation des salaires) qui continuent à ce jour avec l’oubli de l’enregistrement d’une mutuelle pour le gardien ;
• avec des conséquences comptables qui nous ont obligés à tenir une comptabilité parallèle pour suivre dépenses, niveau de trésorerie et budget (en partie liées à un turnover de personnel non maîtrisé et une gestion approximative d’un projet de mise à jour du logiciel de gestion) ;
• avec des conséquences en termes de gestion des différents sujets juridiques et réglementaires qui nous ont obligés à intervenir nous-mêmes pour faire avancer les dossiers. Ce qui nous a conduit à lancer une consultation et à vous proposer entre 4 syndics celui qui nous parait le plus à même de nous accompagner.
Un autre point marquant a été la récurrence d’intrusions dans la résidence et la nécessité croissante de pallier aux risques : maitre-chien l’été, lancement d’un projet de fermeture de la résidence.
Voir les schémas ci-joints et pour plus d'informations, le message du CS sur le blog du 26/06/2020. Pour information, nous avons depuis le 12 octobre, l'autorisation de la Mairie du Pecq de réaliser la fermeture de la résidence.
Nous vous rappelons que les négociations menées ont permis de passer d’un prix global de 90 000 € à 75 000 € TTC.
Les point clés de cette AG sont donc :
- la reconduction du budget de 660 000 euros en 2020 et 2021 ;
- le vote pour ou contre le renouvellement du syndic; nous avons découvert dans la convocation une baisse annuelle du forfait de 3800 € HT dont SIGERC ne nous avait jamais fait part, qui n’apparaissait pas dans la précédente convocation. Pour toutes les raisons évoquées, le CS souhaite changer de syndic ;
- le vote sur la fermeture de la résidence, pour lequel nous n’acceptons pas le montant des honoraires de SIGERC (le syndic n’ayant jamais participé au moindre travail de consultation et de qualification des offres).
En conclusion, si nous avions tenu une AG normale, le CS vous aurait recommandé de voter :
- "contre" pour les résolutions 4, 7 et 11.2 et,
- "pour" pour les autres résolutions.
Dans tous les cas, merci de voter.
Le Conseil Syndical."
Conseil Syndical :
Présents : Invités : Présents : Jean-Paul SCHLIENGER, Président Patrick de la RONCIERE Michelle ALLO André LIBERGE Dominique CHAUMARD Bernard SOUTUMIER
Excusés : William de MONTMARIN
Invités : Linda GARRIC AL VILLEMONTE Philippe DONIOL
Syndic : SIGERC Julie GUIGNARD Stéphane MILEWSKI
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Personnel/gardien
Le Conseil Syndical a redéployé les moyens d’arrosages des pelouses. L’objectif est multiple : améliorer l’arrosage, éviter les tuyaux encombrants devant l’entrée des immeubles, réduire la charge d’arrosage du gardien et gérer la consommation d’eau. Dans ce contexte, et dans le cadre des prestation d’arrosage, Mr Canedo assure la surveillance des matériels, leur repérage voire, remplacement quand nécessaire. La responsabilité du matériel d'arrosage reste à la comission espace vert du Conseil Syndical.
Chauffage/ECS
Réalisations
1. Installation de vannes d'isolement (résolution 8 de l'AG) : le suivi réalisé pendant la saison de chauffe a montré que la fuite avait disparu sans explication technique.
2. Déclaration de l'installation thermique en préfecture (arrêté PIC du 3 août 2018) : un audit a été réalisé par Secotherm afin d'évaluer les travaux et les contrôles à réaliser afin de mettre en conformité notre chaufferie.
Informations
. Les consommations & dépenses de gaz sont en ligne avec le budget
. Des travaux sont à lancer Panne de chauffage en fin de saison de chauffe : remplacement du servomoteur de vanne 3 voies, devis est en attente Suite au changement de la qualité de l'eau distribuée par Suez , l’adoucisseur devient surdimmentionné. Le ralentissement de la circulation de l’eau pouvant avoir des conséquences bactérielles, un projet d’adaptation a été demandé à notre chauffagiste Hubert,
Propreté
Durant le Covid 19 l’entreprise de nettoyage a nettoyé quotidiennement au gel les poignées de porte, et mettra à niveau de propreté toutes les cages d’escalier au mois de juillet.
Espaces verts
1. Les plantations d’été, la suppression d’un massif du coté de Lemnos (meilleure visibilité sur une zone fréquentée par des groupes de jeunes), le repositionnement d’un massif du coté de Corcyre) ont été réalisés
2. Le rédéploiement des moyens d’arrosage a été mise en œuvre. Il doit se poursuivre par l’ajout de réducteurs de pression, la pression disponible en bas des bâtiments étant trop importante pour les moyens d’arrosage, et l’ouverture des robinets générant une résonnance dans les tuyauteries internes de certains bâtiments. Des essais tenant compte de la hauteur des bâtiments (nécessaire pression aux derniers étages) vont rapidement être lancés.
3. Une campagne d'élagage des arbres est prévue pour novembre : plusieurs entreprises ont été consultées et la société REIS a été retenue pour une somme de 7692 €, montant prévu au budget 2020.
4. Un cahier des charge « Espaces verts » est en cours d’élaboration, plus complet et plus flexible que le précédant afin d’anticiper l’évolution des besoins au cours des différentes phases du ravalement à venir, est en cours d’élaboration. La remise en concurrence sera organisée afin de pouvair faire démarrer le contrat au 01/01/2021, plus pratique pour d’éventuels changements de prestataire.
Assainissement (réseau eaux usées, vide-ordures, pompes de relevages)
Après de longs travaux préparatoires – en particulier liés à l’inventaire précis de nos besoins – et un appel d’offre, nous venons de contracter avec la société APH en remplacement de la société EAV.
Une identification technique détaillée de nos matériels (en particulier des 34 pompes de relevage d’eaux de pluie et d’eaux usées) est en cours.
Travaux et décisions AG
Résolutions
Résolution 15 (AG 2016) : mise en harmonie du règlement de copropriété avec les dispositions légales et règlementaires intervenues depuis son établissement. Un projet de mise à jour du règlement de copropriété a été discuté avec l'Office Notarial de Maisons-Laffite. Après lectures et corrections, il devra être approuvé en AG avant enrégistrement.
Résolution 16 (AG 2016) : demande de madame Balouet d'autorisation de réaliser des travaux concernant le lot n°312 pour lequel elle s'est portée acquéreuse auprès du syndicat des copropriétaires. Un courrier sera envoyé à madame Balouet pour lui demander de confirmer son intérêt pour l'acquisition du lot 312,
Résolution 9 de l'AG 2019 : les travaux de réfection partielle du revêtement des allées et parkings ont été réalisés par EUROVIA en octobre.
Résolution 10 de l'AG 2019 (travaux de recherche de fuite à la piscine) : une intervention de Bati Ouest a permis de localiser la fuite (fissure dans le cuvelage des filtres). Des travaux importants sont à envisager pour réduire/supprimer cette fuite.
Résolution 11 de l’AG 2018 :les travaux de réfection de l'éclairage extérieur, réalisés par l’entreprise Ediva, sont terminés.
Chantiers en cours
1. Ascenseurs
La copropriété a acheté et s’est fait livrer un nouveau rack de variation de fréquence, en prévention d’une panne (plus de 2 mois de délais de livraison hors COVID) Le remplacement du support de l'opérateur de porte de Corcyre doit être réalisé prochainement. Orange devant supprimer progressivement ses lignes fixes, il est prévu d’installer des kits GSM de téléalarme (multiopérateurs de maintenance) : nous attendons une proposition d’Otis
2. Ravalement de la résidence
Suite à une consultation de 5 candidats et visite des chantiers réalisés, nous avons retenu la société ABC Domus, spécialisée dans les ravalement de grandes copropriétés
La société Domus a commencé son étude, le planning de cette étude est en cours de finalisation, une commnication auprès de la copropriété est prévue en début 2021 et un vote de travaux en AG au mois de Juin 2021
Un bilan Amiante a été réalisée par la société Xanthéa, révelant des traces d’amiante relativement localisée mais qui auront des conséquences sur le coût des travaux
3. Clôture de la résidence et intrusions endémiques de groupes de jeunes
Après analyse des propositions de 3 sociétés et ajustement des projets, et négociations tarifaires, nous avons choisi la société APB, pour un montant de 75.000 €.
Une communication sur le projet va être organisée sur le blog, à défaut d’une présentation physique compliquée à organiser en cette période de COVID 19. Le projet devra être approuvé en AG.
Nous tentons de réduire les délais de mise en œuvre (période de recours suite au vote et procédure DP auprès de la mairie – nous sommes en zone soumis aux Bâtiments historiques) en lancant la demande d’autorisation préalable auprès de la mairie. Notre objectif est de s’assurer d’avoir une résidence close avant l’été 2021. En attendant nous allons, pour cet été, procéder à l’installation de grilles bouchant les trous des haies par lesquelles des bandes de jeunes pénètrent dans notre résidence, puis d’isoler les lieux de rassemblement possibles.
Nous avons également prévu un budget d’intervention de maître chien si nécessaire.
Contrôle des dépenses 2020
Un contrôle des factures, des imputations comptables puis des dépenses prévisionnelles tenant comptes des travaux en cours ou à réaliser et des dépenses contractuelles non comptabilisées, une gestion du budget sont réalisés mensuellement par le Conseil syndical
A ce jour les dépenses sont en ligne avec le budget de 660 000 € voté en 2019 (par anticipation deux exercices sont votés), à défaut d’avoir été validé par l’AG (même montant) en avril dernier.
Le même niveau de dépenses ne génère pas de difficulté de trésorerie dès lors que les appels de fond sont réglés à temps : des problèmes de trésorerie sont apparus à cause de mauvais payeurs. Rappelons que les charges sont dues au début du trimestre pour chaque appel de fonds. En dehors de problèmes spécifiques, nous avons constaté que certains attendent un trimestre pour régler les charges. Nous avons demandé à SIGERC une relance des impayés plus vigoureuse.
Assemblée Générale 2020
Prochaine AG aura lieu le jeudi 15/10/2020 à 18h.
Compte-tenu des règles de sécurité, nous envisageons une AG en présentiel, limitée à 35-40 personnes compte-tenu des membres du CS et du syndic – une dizaine de personnes.
Toutes les mesures d'hygiène seront prises afin de garantir la plus grande sécurité aux participants
Nous allons organiser la délégation de pouvoirs des copropriétaires afin que le plus grand nombre soit représenté : nous prévoyons dès le mois de juillet une communication avec les copropriétaires via le blog et une réunion avec le syndic pour l’organisation des délégations de pouvoirs.
Pour l'historique avant 2020, il convient de consulter le Conseil Syndical
Qu'est-ce que le Conseil Syndical ?
Le conseil syndical est composé de membres de la copropriété élus.
Il coordonne les relations entre le syndic et copropriétaires et assure une mission d'assistance et de contrôle du syndic.
I - Composition
Le conseil syndical est composé de membres élus par le syndicat des copropriétaires (1)
Pour être membre du conseil syndical il faut être : propriétaire dans l'immeuble (y compris associé d'une SCI), ou marié ou partenaire de Pacs d'un copropriétaire, ou représentant légal d'un copropriétaire, ou usufruitier, ou accédant ou acquéreur à terme.
Le syndic et son entourage familial (époux(se) concubin(e), partenaire de Pacs, parents, enfants, frères ou sœurs) ou professionnel (salariés) ne peuvent pas être membres du conseil syndical. Et ce, même s'ils sont copropriétaires dans l'immeuble. Cette règle ne s'applique pas s'il s'agit d'un syndic fonctionnant sous la forme d'une coopérative.
Les membres titulaires et éventuellement suppléants du conseil syndical sont élus :
. à la majorité absolue (2),
. pour un mandat de 3 ans renouvelable.
Le conseil syndical élu désigne ensuite un président parmi ses membres : . selon les règles fixées par le règlement de copropriété . ou à la majorité des membres à défaut de précision.
À défaut de majorité (ou faute de candidat), un procès-verbal constatant l'impossibilité de désigner un conseil syndical est notifié : à chaque copropriétaire, dans le délai d'1 mois. Si la majorité requise ne s'est pas dégagée à l'issue d'un vote, le syndic ou tout copropriétaire peut saisir le juge pour qu'il : désigne les membres du conseil syndical avec l'accord des intéressés, ou constate l'impossibilité d'instituer un conseil syndical.
II - Rôle
Le conseil syndical remplit plusieurs missions dont il doit rendre compte chaque année en assemblée générale.
a/ Mission consultative
Le conseil syndical peut donner son avis ou être consulté à propos de : toutes les questions concernant le syndicat, et tout projet de contrat de syndic (dans ce cas, l'avis est joint à la convocation de l'assemblée générale appelée à se prononcer sur cette question).
Le conseil syndical doit par ailleurs obligatoirement être consulté sur les marchés ou contrats dont le prix excède un montant préalablement décidé en assemblée générale.
b/ Mission d’assistance
Le conseil syndical assiste le syndic dans ses missions. Il se charge notamment de la mise en concurrence obligatoire : des contrats de syndic si le marché local le permet, des marchés et des contrats dont le prix excède le montant défini en assemblée générale.
L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical.
c/ Mission de contrôle
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic. À cet effet, il peut consulter toute pièce ou document relatif à la gestion et l'administration de la copropriété ou intéressant le syndicat de copropriétaires (1) notamment : des dossiers, des échanges (mails, lettres), des registres... Il peut librement faire des copies de ces documents.
III - Fonctionnement
Les règles particulières du fonctionnement du conseil syndical sont fixées par : le règlement de copropriété ou à défaut, par les copropriétaires à la double majorité (3).
Dans l'exécution de sa mission, le conseil syndical peut : prendre conseil auprès de toute personne de son choix, demander un avis technique à tout professionnel spécialisé sur une question particulière (chaudière, ascenseur...).
Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés.
Les dépenses nécessaires pour l'exécution de leur mission sont réglées par les copropriétaires au titre des dépenses courantes d'administration du budget prévisionnel.
IV - Fin de mandat
Les membres du conseil syndical peuvent rompre leur mandat quand ils le souhaitent. En cours de mandat, tout membre du conseil syndical peut être révoqué par les copropriétaires à la majorité absolue (2).
Le conseil syndical n'est plus valablement constitué quand plus d'un quart des sièges sont vacants, quelle que soit la cause de cette vacance (maladie, démission, révocation...).
V - Responsabilité
Le conseil syndical n'étant pas doté de la personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée.
En revanche, chacun de ses membres pourrait voir sa responsabilité personnelle engagée dans l'exécution de leur mission, par exemple pour : défaut de contrôle de la gestion du syndic, dépenses illégales, entente frauduleuse avec le syndic ou un artisan... Il est donc recommandé à chacun des membres d'être couvert par une assurance responsabilité civile.
VI - Textes de référence
Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 21
Décret n°67-223 du 17 mars 1967 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis : articles 22 à 27
(1) Dans un immeuble, tous les copropriétaires forment automatiquement et sans aucune formalité le syndicat de la copropriété.
(2) La majorité absolue est la majorité des voix de tous les copropriétaires de l'immeuble (présents, représentés et absents).
(3) Le vote à la double majorité suppose la majorité des copropriétaires de l'immeuble (présents, représentés, absents) à condition que cette majorité représente au moins les 2/3 des voix des copropriétaires. Par exemple, dans une copropriété composée de 10 copropriétaires (représentant au total 1000 millièmes), une décision est adoptée si 6 copropriétaires détenant 700 millièmes, soit plus des 2/3 de tous les tantièmes (2/3 de 1000 = 667), votent en faveur de la résolution.
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